在日本做機械設計的感受30：前向的思維方式

子子61961 · 發表于 2017-5-20 22:53:35

本帖最后由子子61961 于 2017-5-21 11:37 編輯

“前向”的思維方式

Section 1.
我們公司有一個客戶，是在中國的日資企業。
有一次我去那里出差時，與廠里的日本人管理者聊天，
他提到，手下的中國員工里，會有更多的“陳述借口”的傾向。
跟員工說點兒什么事兒，工作中這樣做不行，應該怎樣怎樣才好，
對方的第一反應，不是去接受，而是去找借口，
說這個事情沒人教過，或者說那個誰誰也是那么做的，等等。
他說這樣是不太好的。

這個事情我也有所體會，回想起來，以前我也有這個習慣。
我剛去日本的時候，上課以外的時間，會到拉面店去打工，貼補生活費。
剛進拉面店的時候，我做事情偶爾會出現一些差錯，
然后店長就會，對我說哪里做得不對，
我聽到后就會，很自然地去陳述理由，為什么這么做，
然后店長就會，說子子君你只是在“yiyiwake”，也就是找借口。
那時候我還不太服氣，甚至那個日語單詞的蘊意我還不太懂。
其實現在來看，自己那個時候就是在“陳述借口”，
后來時間長了，這種表達方式逐漸修改了一些，稍后會介紹這個轉變。

然后就是想說表達方式的問題。
前面在拉面店里，店長指摘我，我辯解，他說我找借口，
實際上他更在意的一點是：
對你的指摘，你到底聽進去沒有，
如果一點吸收的意思也沒有，那就白說了。
就是說，你的回答與辯解，帶著怎樣的語氣，
如果只是單純地陳述借口而沒有表現出吸收的意愿，
那是不好的。對于相互的工作進展是無益的。

比如說一件事情，上司問下屬“某事為什么沒做”，
下屬實際的原因是，當時因為“不知道”所以才沒做，
那么要表達這一點的時候，表達方式會是怎樣的呢。
一種方式是理直氣壯地說
“這個事情我不知道啊”；
一種方式是帶有歉意地說
“抱歉這個事情我當時確實不太清楚，
   您看下一步/下一次怎么辦才好一些”
同樣是表達“自己不知道”這個事情，
表達方式以及語氣的不同，給人的感覺是完全不同的。
后者的方式，對于事情解決和雙方心情都有益一些，
后者更被期待一些，是值得我們參考的一種方式。
語氣代表著一種心情，在日語里稱之為“kimoqi”，
表現出的心情，決定著會受到怎樣的評價。

關于借口，曾經網上讀到過一些文章，
提到在職場做事時“不需要借口”，以及以西點軍校來舉例等等。
我的感覺是，“陳述原因”其實并不是一件壞事，
問題在于帶著怎樣的語氣去陳述。
A．如果陳述時帶出的語氣時，或者說給人感覺是
“自己沒錯/ 沒責任/ 沒辦法/ 沒有改變的打算”
那么其實這樣不太好，對工作無益，
大多數文章談的是這種情況，
這種情況，確實是“不需要借口”的，
說出來也只是花費雙方時間，而對事情解決與進展沒有好處。
B．如果陳述的語氣是
“接受話語”+“表示歉意”+“商量解決問題”
那么其實也是可以的。
而且這樣表述之后，上司也可以明白事情問題發生的真正原因，
比如說，
如果是缺少事前交代而導致問題發生，
      那么上司就在下次注意加強事前交代；
如果是該員工的性格不夠細致，
      那么上司就在下次安排事情后加強確認；
如果是該員工的能力或性格不適合該業務，
      那么上司就考慮教育或轉崗。
C．如果單純地說“不需要借口”，
從而使員工在問題之后沉默不語，
那么上司或許就無法了解問題的真正原因，
從而也可能導致問題的繼續發生，這其實是不好的。

當然，另一方面，發生問題后，
員工往往不愿意說出真正原因，而更愿意推諉，
這時發生這種情況的原因，
一方面是因為自己犯錯誤會難為情，所以不愿意說，
另一方面是，上司有沒有表現出一種樣子：
表現出“即使你說出實話我也不會因此而無謂地懲罰你”的樣子。
如果上司表現不出這個樣子，或者不能給員工以安心的感覺，
那么員工自然就會擔心，然后考慮到如果說謊還有一半的概率蒙混過關，
那么上司聽不到真話也就是自然而然的事情了。
2005年的時候，有一段時間我曾經在中國最大的HR論壇里面擔任某版版主，
那時候看到過一個問題是“員工為什么不愿意說真話”，
當時回答這個問題的時候也是同樣的道理。

所以，無論是對于上司還是部下來說，
在“指摘錯誤”“回答指摘”“對待解釋”的時候，
“斟酌表達方式”都是一個值得注意的課題，
而且往往人們對這些地方不會去注意，
從而導致表達方式生硬，
導致很多的問題不能夠潤滑地解決，
也影響了團隊的效率。
如果我們能夠注意到這一點，并加以改進的話，
那么或許會使我們的工作狀態，得到提升。

Section 2./ F4 w( F# y2 C# z2 i
在日本注意到的另外一點也非常重要。
日本人在指出錯誤的時候，
他的重點，往往不會是去追究你“過去”怎樣怎樣，
他們重視的是“下一次”你要怎樣怎樣做才好。

這點是我在初到日本時，在日語學校里學到的重要一課。
在日語學校里，一開始，班主任對我的一個錯誤進行指出，
我是習慣性地向著“過去”去看的，我就會去解釋。
去解釋“過去”自己這么做的原因，怎樣怎樣。
然后她眼界很高，對于我陳述的理由沒有去做過多糾纏，
而是直接拉高視角，分析我的思維方式，
然后，她溫柔地對我說了一個詞：“前向”。

她對我是這樣說的：
子子君，對于這樣的事情，
其實你也可以試一試用“前向”的思考方式，
思考方式要“向著前方”，也就是要去想著“下一次”。
你“上一次”做錯了，我甚至可以不去在意，
我現在給你指摘的目的是：
  我希望，通過這次的談話，
在這個時間點之后，你知道什么是正確的，
   然后在“下一次”，你按照正確的方式去做，那就好了。

我逐漸明白了這個意思，自己的思維方向也要向著“下一次”去看，
所以就會去認錯，同時表明下次要怎樣怎樣，
這樣雙方就都輕松多了。
以前在工程師積累資本的那篇文章里，曾經寫過一句話，
“把目光和精力放在下一次”，就是這個意思，
在這里終于有時間展開解釋一下了。

加上日本人用的指摘方式一般都比較柔軟，
所以比較容易接受。
時間久了，也就漸漸適應這種方式了。
被指出了某某事怎樣怎樣的時候，
首先是道歉，
然后說下次我一定會怎么怎么做，發自內心的真誠地說，
最后是加上一句感謝，
感謝的意思是，
以后如果我有別的問題，
您也可以給我指導，我會有禮貌地接受并感謝您的。
我道歉之后對方一般也不會去追究，不會去抓住錯誤說起沒完。
然后下次我確實注意了，讓對方感到安心，這樣就好了。
這樣就會，把一次失誤，變成了一個正方向的循環。
這種“前向”的思考方式，是值得我們參考的。

包括前面的拉面店店長，
他在對我進行指摘之后，我會辯解，
這時他之所以生氣，是因為，
我只是在單純地辯解，而沒有表現出吸收的意愿，
所以他就會看到，所說出的正確做法，這個店員沒有吸收的意思，
所以就不能確定，“下一次”的時候，這個店員是不是還會做錯，
所以他會擔心，擔心“下一次”事情沒有被做好，繼續出問題，
所以他會批評我。
同樣，他最終的著眼點，在于“下一次”的工作能否被順利完成。
我應該的做法是，表示接受，并且下一次做好，
這樣才是被期待的行為。

Section 3.
9 C5 t) M" Y+ w# c/ H- K# [9 ?) N從語言學校畢業的十年之后，我在日本的公司里工作。
在公司里遇到了新人的失誤，也會用同樣的方式去對待。
有一次一個新人把圖紙給我，拜托我發郵件轉發給臺灣企業，
臺灣企業比較認真，收到圖紙之后發現問題，就打電話給我問了一通。

對于前期圖紙，客戶有提出進行修改，
這次新人提交的時候，里面有一張圖紙是這一次要說的事情，
另外三張圖紙是無關的，但是那三張圖紙恰好是修改之前的前期圖紙。
所以客戶在這次的郵件里看到修改之前的圖紙，就會疑問，就會不安，
客戶問我：上次修改要求提出之后，子子先生有沒有將其轉交給公司，
你們是按照新的要求還是舊的要求來制作的。
然后我就按照上面的事情原因解釋了一下，
我說另三張圖紙是無關的，抱歉忘記去掉了，我們下次一定注意。
您的修改要求，我們有周知，是按照新的要求來進行制作的，請您放心。

然后回頭我告訴那位新人，
我說這次我被客戶給批評了，
原因是你發的資料里面有幾張舊圖，客戶看到后導致了不安。
今后你給客戶發資料的時候，檢查一下會好一些，
無關的內容，如果放進去，是有可能造成誤解的。
然后他向我道歉，說下次注意，說抱歉給子子桑添麻煩了，
我說沒事，
客戶的事情，我有別的地方給他們幫忙，所以這些事情我可以擺平。
只要你從這件事里有所收獲有所改進就好了。
然后事情就過去了。

還有一次，客戶從我們公司買過一個備件，
過了一段時間，到了需要安裝的時候，發現尺寸有問題，
信息轉到我這里，我查找了當時的訂貨單據和圖紙，
發現那件訂單，當時是我們的一個新人對應的，
她在訂貨時，使用的是舊的圖紙，
圖號正確，但是是第一版的圖紙，所以有問題，
正確的做法是應該用改訂后的新圖，

于是我去向她解釋，上次你做的訂貨有了點問題，
下一次包括在訂其他零件的時候，
盡量找最新的圖紙，
或者盡量確認圖紙上寫有當時的生產批號，那將是最正確的。
她說好的明白了，下次一定注意。
然后讓她重新寫單子訂貨，就好了。
好在那次客戶不是很急用，我們免費給客戶補了一件，事情就過去了。

前面陳述的“前向”的思維方式，有兩個方面是值得注意的：
一方面是，指摘者，陳述的時候，明確是希望對方“下一次”能夠做對，
一方面是，被指摘者，領會精神，接受并表明將在“下一次”認真照辦。
這就是說，指摘者和被指摘者，
兩者的思維方式都是“前向”的，才能把問題平穩解決。

如果不夠注意，往往就會出現的情況是，
指摘者抓住“過去”的錯誤不放，
被指摘者對“過去”的事情進行辯解，
二者花了一堆時間，弄得不愉快也浪費時間。
或者是，
指摘者已經明確指出“下一次”你做對就好，
被指摘者則糾結與“過去”的事情，認為自己是無辜的，
這樣依然是耽誤時間。
同時指摘者沒法預測，“下一次”事情會不會被做好。
這樣就不夠理想。

我們在公司里所做的一切事情，
包括工作中的手續，學習，聯絡，商量，糾錯，交涉，開會，協商，
最終目的都是一個：希望工作能夠在“將來”順利地被完成。
工作被完成，滿足客戶要求，才會付錢過來，才會使我們可以收到工資。
所以，包括上層人員，更關心于，工作能不能被做好，
所以，我們的回答與對應，讓對方對于“下一次”感到安心，
這樣才好。

曾經有一次，公司里的中國人R君，給商社的人發郵件，給我也cc了。
他在郵件開頭寫的是“周林靜女士，你好，……”
我知道那位周林靜其實是位先生，R君因為沒見過他，所以寫錯了。
為了提醒，我單獨給R君發了一封郵件，
“那個周林靜其實是男的，你下次寫郵件的時候注意一下就好。
下次寫郵件的時候如果弄不準，也可以考慮寫‘某某經理’來試試。”
我發郵件的目的是，
下次你給人家寫郵件時別弄錯就好，
同時提供一種，在對方性別不明時候的，對應方式。

結果馬上R君的郵件回過來了，內容是
“單看名字弄錯了性別，這種事情在中國常有，你至于發個郵件么。”
我又是一個culture shock。
我習慣于日本職場的平和的互相檢查提醒的氛圍，所以給他發的郵件，
我預想過會有什么樣的結果，但沒有想到是這樣。
之后我把這個事情也講給日本人同事講了，
同事說，子子桑的雅沙細的心情都被浪費了。
我問，日本人的反應一般不會這樣吧，
同事說，是的，一般會表示感謝。

我的感覺是，
即使感覺這個指摘無關緊要，或者是哪怕心里不爽，
也應該在表面上表示感謝的，
因為這樣可以在以后繼續收到類似的提醒，
不至于導致“將來別人不提醒自己而使自己錯過忠告”的樣子。

這也是在收到指摘之后，一種“前向”的思維方式，
對于收到的指摘，也要考慮到“下一次”，
如果進行不合適的對待，那么“下一次”就會收不到類似的提醒，
工作中很少有別人愿意花時間提醒的，花時間同時有弄錯的風險。
因為難得收到提醒，所以應該妥善地對待，
這樣“下一次”才會有其他的提醒與關照，
誰也不會是，一下子就給你幫忙，的樣子
都是在一些小事之后，循序漸進之后才會給你講一些重要東西的。
所以在這個時候，向“下一次”考慮一下，也是有必要的，
哪怕只是在面子上過得去，也是好的。

回頭來試著分析R君為什么會有那樣的反應，
我估計，也許是R君接受過的教育過程里，
以往“被指摘錯誤”的過程，都是“讓人感覺難為情”的事情，
所以即使對他進行柔軟的指摘，
他也會慣性地，有“丟面子”的感覺，從而進行反擊。
這樣一來，下次我再遇到值得提醒的事情，我都會遠慮一下，
大事情我還會對他說，如果是小事情，有可能就不去提醒了。

Section 4.5 ]& K1 B$ {3 m! I9 r
陳述一件事情的時候，如果能夠預想到可能會有的提問，
有必要提前進行一些補充。

一個事情是，
或許會有人舉例，說日本人不都是那么委婉寬容的，
日本人里面也會有說話沒有禮貌的難纏的家伙的。
那是必然的。
在日本人里面，像我日語老師那樣說話委婉的也只是一部分而已，
能夠遇到她是我的幸運，會去吸收，讓她的教導變成我的提高。
我會去感謝，即使畢業十年，我會每年元旦都給她寫新年賀卡。
我在日本生活十年，那樣的人也是不多見的，偶有遇見，便會感嘆。
生活中，也會遇到無謂挑刺的家伙，讓人困擾。
但是對待一件事物，我們還是應該把著眼點放在其中好的一面，
努力從中提取吸收一些好的東西，那樣才會好一些。

一個事情是，或許有的人會說，
對于什么樣的錯誤都對過去不追究，只希望他下次做好，這樣真的好么。
當然不好。
生活中的事情，如果都簡單地一概而論，
一概柔軟或者一概生硬，都是不好的。
我們需要做的，是去分辨一些事物，
哪些事物，我們可以用柔軟的方式去對待，
哪些事物，我們必須回頭去弄清楚當時發生問題的原因，
哪些事物，必須讓他認清楚問題所在，
哪些事物，是不能原諒需要負責的。
對于這些事情具體分析，區別對待，這才是好的。

一個事情是，或許會有人說，
被指摘者在口頭上答應下次好好做，但是下次依然故意犯錯。
所以推斷“信任他下一次”的做法是不可取的。
這種情況下，
作為指摘者，要去看人，看一次看兩次，
所謂管理，不是說完就完事了，
而是要去看，然后去修正。
去看，去看他下次是否做到，然后決定下次怎么做。
作為被指摘者，如果想以這種不負責的方式來做事，
那么將來或許應該不會有一個好的結果吧。

另外，在我們的日常生活中，和家人朋友相處的過程中，
有時也會有指摘和被指摘的過程，
其實雙方都是希望下一次會好一些，
但是由于表達方式不夠合適，
導致了為了爭面子而耽誤時間的情況，
這些時候，是我們需要斟酌改善的地方。

比如說孩子感冒了，丈夫問妻子，問什么會感冒，
目的是下次預防著，別再感冒了。
比如說做菜咸了，提問方說出這一點，
只是希望炒菜一方在下次少放點兒鹽。
比如說孩子不小心把雞蛋打破了，
需要的是采取變化，下次別讓他拿了。
比如說朋友約會遲到了，
告訴他下次遲到打個電話，是希望下次能好一些。

這些事情，如果提問方表達簡單的話，
那么就有被理解為“責備”的感覺，
然后就是互相的爭執，
如果雙方都能退一步，
一方表達方式婉轉一些，表明自己的方向，
一方有臺階趕緊下，然后能當個事兒來做。
這樣其實是可以減少一些不必要的爭論的。

Summary* d  P3 `5 G+ S, r7 @
錯誤和過失，無論是在我們的工作之中，還是日常生活之中，
都會有遇見的可能性，
我們可能是去指摘的一方，也有可能是被指摘的一方，
我們也可以參考“前向”的思維方式，
這樣可以形成一個好的氛圍，
或許會使我的工作狀態及生活狀態，得到一定的提升。

以上，感謝閱讀。

歡迎回帖。

By 子子

2017.5.20

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一周之后，子子登錄論壇將滿五周年，
感謝在這段日子里，老鷹版主的關照，
以及各位論壇朋友的支持。謝謝大家。
希望朋友們在這論壇里能夠多多交流，
有所收獲，來豐富我們的工作與人生。
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魍者歸來 · 發表于 2017-5-21 08:45:50

和日本人共事過，他們的思維傾向于HOW（即使這個工作我之前不知道，但現在需要我怎么做？），而中國員工普遍傾向于WHY（我為什么不做這個工作！）

xueqingchao · 發表于 2017-5-21 10:18:26

員工的行為取決于公司的制度,領導層; 因為員工是沒有能力左右其它的, 有的只是埋頭工作;

五面怪 · 發表于 2017-5-21 11:26:43

樓主提出的前向思維方式很好，受教！

thanks！

老鷹 · 發表于 2017-5-21 12:14:55

子子啊，你回國到大企業擔任hr或培訓部經理吧，國內沒有你這樣高級和精細的人才。

老鷹 · 發表于 2017-5-21 12:18:05

挨批評時找借口，幾乎是中國職場里所有人的問題，我還沒有見到例外。中國的人際關系實際上比日本要嚴峻得多，即使日本職場的關系也不輕松，但那種溫文爾雅的禮貌多少也會對人有安撫作用。

jason6 · 發表于 2017-5-21 12:55:07

子子寫的入木三分，佩服！

Cavalier_Ricky · 發表于 2017-5-21 13:28:26

想要自尊之前先想保住自己先放棄的面子的民族，想普遍做到這些，還真的很難。

一切從“他不給我面子”開始思考，這事兒能好嗎？

不怕丟面子，就怕人家不給面子，自己放棄面子之后，還逼人家給面子。不給？是不是兄弟啊的就來了。

單從外發機加工驗貨來說，你給人家指點哪里錯了，很多人認為別人不給自己面子了，很生氣。

一句話，心態問題。我能長期合作的外發廠，幾乎都有很好的心態。

那就是：我的面子在我的產品上。

xiong__007 · 發表于 2017-5-21 18:41:43

這種找原因推責任似乎都深入人心了。公職人員工作中出錯了，立馬找臨時工，下次依舊如此。職場中人更是如此，有些推脫是怕擔責任，有些理由是蒼白無力的，只為證明自己多無辜，有些借口只是尋求一點心理安慰。朋友之間的合伙生意，夫妻之間的家庭爭吵。

zhonghui9999 · 發表于 2017-5-21 21:04:55

這是目前典型的中國員工的思考方式，一下子很難改變了

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在日本做機械設計的感受30：前向的思維方式

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