華為人如何管理時間
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“時間就是生命”，在摩爾定律盛行的IT界，人們更多關注能否跑贏時間，但是防止時間的無意義消耗更為關鍵。# N+ D6 ~% o( j _( Z
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上一次走進小寧的房間，已經是2年以前的事了，那時的他還是個標準的理工科學生——從他以前那亂七八糟的房間你就可以知道這點。然而士別2載，不僅房間整理得有條不紊，房間主人——用了2年時間也從一個普通技術員晉升為華為中層管理者。
, U# x/ Q- P! { F1 ?* T“在華為工作的這段時間，你覺得是什么影響你最深？”《IT時代周刊》記者問道。; U# f0 h+ X9 A) }
“肯定是我剛到華為時接受的那次培訓，培訓主題是‘時間管理’，是它完全改變了我的行為法則。”小寧一邊說一邊打開隨身的筆記本。' k. U3 W5 I1 H+ k4 m* k
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界定“時間管理”的2大誤區1 ^. j; @5 F- e' G( G$ a
解決問題的前提，是界定問題。華為時間管理培訓的第一部分，就是讓受訓者清楚了解時間管理的2大誤區：
$ q( O# @; j3 s- m7 f7 S* B誤區一：工作缺乏計劃 L/ y# `1 j5 H' \ L
華為的時間管理培訓指出，大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃，比如：% P2 O! d/ B. s, E# a1 q1 ], [* F+ a
l 沒有考慮工作的可并行性，結果使并行的工作以串行的形式進行；9 E" R. g& \9 e- s" \5 I2 q
l 沒有考慮工作的后續性，結果工作做了一半，就發現有外部因素限制只能擱置；0 e4 Y0 [; S% M% V: V# m
l 沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作。
/ x4 R9 b" f) N# n* I8 K' Q誤區二：不會適時說“不”
; ^% n8 A8 T3 t; \在小寧的筆記里，有句話非常醒目——“時間管理當中最有用的詞是‘不’。” , N+ t& e, {5 ^% L
華為人認為，人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發生在熱情洋溢的新人身上。新人往往為了表現自己，往往把來自于各方的請托都一一不假思索的接受下來，但這不是一個明智的行為。
4 S$ H8 V3 Q. B1 @但量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。首先，自己不能勝任請托的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果無法達標，都會打亂請托人的時間安排，結果“雙輸”。
7 i7 d! T2 C( V! P所以華為一向強調，接到別人的請托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能，那要具體與請托人協調，在必要的時刻，要敢于說“不”。2 `0 L+ N8 j/ b
( U1 l! [8 d2 F/ @6 z$ C) |掌握“時間管理”的4大法寶
3 E! G p' {* B5 C: U# D6 A E' v雖然有道“成功地界定問題就已經解決了問題的一半”，但如果沒有切實可行的解決方案，困境還是不會改變。據小寧介紹，華為對于時間管理有4大法寶：/ \# o2 p1 ?/ G5 E$ V% Y
法寶一：以SMART為導向的華為目標原則
$ t$ s$ h0 q. n8 M3 C6 I7 D9 S9 V華為的時間管理培訓指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指：
* u5 Q+ m/ z! r: @2 k- Y I) @2 ln 具體的（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優秀的華為人”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。
1 t/ h! c6 m3 S6 i/ r \0 Wn 可衡量的（Measurable）。這是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標——出勤、業務量等。5 P$ c- K ~6 j6 p$ q0 r# w g
n 可達到的（Attainable）。這里“可達到的”有兩層意思：一是目標應該在能力范圍內，二是目標應該有一定難度。小寧說：“一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。目標經常達不到的確會讓人沮喪，但同時得注意：太容易達到的目標也會讓人失去斗志。”
3 T* n9 ~4 [$ F3 j5 w+ Cn 相關的（Relevant）。這里的“相關的”是指與現實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。$ n: S% R" H ^9 W1 P
n 基于時間的（Time-based）。“基于時間”就更容易理解了，它是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，華為的時間管理培訓指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程牌”，以便進行工作進度的監控。
9 p# Q/ ^7 H8 T9 S法寶二：關注第二象限的華為四象限原則
3 `/ u/ m1 W9 v. e9 m# l( G: r根據重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系），它們分別是：4 U0 z* Q( p; c, }$ h7 e
第一類是“重要且緊迫”的事件，例如：處理危機、完成有期限壓力的工作等。
: F: B3 L9 \8 X1 ]! x8 A# _9 {第二類是“重要但不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關系網絡、發展新機會、長期工作規劃、有效的休閑。% {( ]. k/ ]1 w1 t2 W3 |3 ~
第三類是“不重要但緊迫”的事件，例如：不速之客、某些電話、會議、信件。
3 b# P$ k# M2 M# _2 P第四類是“不重要且不緊迫”的事件，更直接的來說是“浪費時間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節目等。7 N/ K; z f. @& X
華為時間管理培訓指出，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智——很多人是關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態下，經常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個人也不利工作。
$ t' j" O2 B; e' X6 f5 b小寧告訴記者：“我在進華為之前，以及在華為的初期，也是一個關注于第一象限事件的人。那時候感覺很糟，天天加班，而且工作質量也不盡如人意。后來我轉換了關注的方向，發現整個感覺都改變了。這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好。人也更有自信了。”& W S% q& `2 W1 ]
法寶三：趕跑時間第一大盜的華為韻律原則
, f$ v1 H2 o* q日本專業的統計數據指出：“人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天50-60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時，也就是約50%。其中80%（約3 小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。”根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。7 Z$ g8 k) V. [: g. \* Q7 h& G
華為也明顯認識到這一點，在小寧筆記本的頁頭，赫然用紅筆寫道“打擾是第一時間大盜”。為了解決這個問題，華為提出了自己的時間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌的掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如email），要適當的與上司溝通減少來自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。 X: G5 F$ L- L/ n. ^3 R$ n6 e
法寶四：執著于流程優化的華為精簡原則) A2 m1 h3 P7 S6 d3 l2 G, i0 C) @
“崔西定律”是指：“任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3 個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。”" m1 e9 O4 ?3 ]7 Q2 n& l; q8 ~
小寧就是標準的“崔西定律”的擁護者，無論對于個人工作的流量，還是部門的工作流量，他都是“能省就省”。“我現在最大的愛好之一，就是分析工作流程的網絡圖，每一次能去掉一個多余的環節，就少了一個工作延誤的可能，這里意味著大量時間的節省。這2年來，我去掉的各種多余工作環節達70個，粗略評估了一下，這里省下的時間高達3000多個小時，也就是120多天啊。”小寧翻開一張又一張的工作流程圖，自豪而意味深長地告訴記者。
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“不能管理時間，便什么都不能管理。”這是現代管理大師彼德·德魯克的名言，追求自我突破的華為人不但聽懂了而且做到了。那么，您呢？ |
發表于 2008-2-13 13:41:16
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