一次“研發文檔管理體系建設”沙龍實錄

surfacer · 發表于 2012-4-13 10:24:09

XX月X日，來自XXXXX、XXXX、XXX、XXX、XXXX等公司的相關研發負責人，與XX的資深顧問們共同參加由XX管理咨詢有限公司舉辦的《研發管理》沙龍系列活動。
本次沙龍的主題是：“研發文檔管理體系的建設”。
沙龍上的氣氛輕松而活躍，與會者紛紛各抒己見。交流了文檔建設過程中的問題和困難，分析了困難產生的原因，以及提出了一些有效的解決方法。包括文檔體系應該包含哪些內容，如何建立文檔體系，以及如何推行和有效的實施文檔管理，即如何有效的與績效考核相結合的問題，與會者分享了各個公司的經驗和教訓。
XX顧問結合與會者提出的問題，也發表了一些建設性的意見和建議。會議結束后，大家都覺得收獲很大。XX組織的這種形式的沙龍給主管研發的經理們提供了一個非常好的交流平臺，大家都受益匪淺。

以下為沙龍對話記錄：

主持人：
我們這個沙龍不是培訓，所以我們隨意一些。文檔建設這個工作是非常難做的，我以前在XX公司當了三年的項目經理之后，把我調任了一個新的職務，叫文檔管理員。于是我的文檔工作就管了一年，所以我待會可以跟大家交流一下文檔管理的經驗和教訓。
今天大家發言圍繞幾個主題，第一就是文檔建設過程中遇到過哪些困難。舉個例子，比如說文檔不齊備，一些文檔是錯誤的，常常跟我們具體內容對不上。以前我跟一些項目經理聊天，這些項目經理就跟我開玩笑說，最好讓競爭對手把我們的文檔都偷去更好，為什么呢?我們的文檔錯得一塌糊涂，偷去準把他們搞死。
第二是為什么會出現這種問題，我們要分析為什么會出現這種問題的原因，不知道這個問題發生的原因我們就不能從根上來解決這個問題；
第三，就是怎么解決。每個在座的都可以談一下經驗和教訓。
（待續）

peace80 · 發表于 2012-4-13 12:03:00

嚴格按照ISO9000的規則做肯定是一個很好的文檔管理體系。

surfacer · 發表于 2012-4-13 12:10:17

熊 X: 我先拋磚引玉。我們公司對剛剛X老師的問題深有感觸。文檔不齊，文檔不對深深困擾我們的文檔工作。文檔不齊主要是工程師很忙，每一次都推托。“哎呀，這次這個文檔我先不做了，我下次一定補上”。這一次就漏了，慢慢積累下來就什么文件都有缺的。有文檔但就是都缺。文檔不對的問題就更加嚴重了，每一次新發一份資料都沒有更新，我記錄了一下我們公司文檔至少有兩百多份吧，從來沒有更新過資料，那資料就肯定全是錯的，錯的一塌糊涂。
然后解決問題我們現在是這樣考慮的，我們準備從紙件和電子件兩方面考慮，于是就引用了Notes。現在還是比較有成效。我們建立了一些電子流，比如說一些文檔傳遞的電子流，文檔必須更新了以后才能往下走。然后建立了一個公用的數據庫一樣的，就是每一次圖紙都要往里面存，才能往下面走，但是因為現在是建立初期，還是有很多不完善的地方：怎么去維護? 怎樣去保證文檔的齊全，還是沒有一個根本的辦法，不能從制度上來保證。

張XX：你們有沒有一個關于研發文件的管理體系? 先不說整個公司的文件，像剛才X老師講整個的體系建設。因為首先決定你要出什么文檔，然后才能談你管什么文檔。就一個Project而言，從開始到Project的結束，你們現在有沒有一個文件說明哪些文件必須出，在什么階段出？
在一個project 開發的過程中會有很多文檔。有的是受控的，有的是不受控的。受控的話一般很多，就相對來講比較簡單一些。比如一些牽扯到公司最重要的物料啊，設計變更啊，這肯定會受控，用note 管理的一般是受控的文件。但實際上研發中很多重要的文件，比如和生產或物料等其他部門牽扯問題不是很多的時候，就不受控了。實際上這部分文件對Project來講，對以后的產品開發來講也是很重要的。
那么你們有沒有一個體系，就比如說文件編碼吧。因為你文件的目的就是怎樣最快的把它檢索到，要檢索的話，首先要有編碼，和物料編碼一樣，文件也要有編碼，你們有沒有一個規定，或者說管理體系，規定什么文件采用什么編碼?

熊 X：這個是有的。就是我們有專門文件編碼的業務指導書，我們在前年搞ISO9001的時候就已經建立了這個文件，就是規定應該有哪些文件，比如說一立項就應該有預研報告、產品設計規格書、市場調研報告等這些東西。
指導我們工作的最大的有三個流程：一個是開發設計流程；一個是變更流程；還有一個就是怎么量產，量產移交管管理程序。這三個的話，要輸出很多文件。這些文件我們也有一個專門的體系。在三個大的文件下面，我們又分了上百個業務指導書。比如說文檔應包含哪一些項。比如每次開會邀請哪些人等這都是固定的，第一個是在什么時間要開哪些會，每個會要準備哪些文件，要輸出哪些文件這些都是有規定的。
至于文件編碼方面我們也比較簡單，比如說SYPN我們的標志然后橫杠1l，橫杠rb是我們研發，然后橫杠后面就很簡單了。比如說03001，零三年的第一份。不按Project分，就是任何一個Model都可以。就是說從開發部發出的文件都是RD-03001為順序的。

張XX：通過部門文員往其他部門發的文件，大部分公司也都會這樣登記。因為文員最基本的發出去文件他要登記編號。但在Project里不見得所有的文件都通過文員往外發。

熊 X：我們現在基本上不容許文件私下給別人，全部都是文員給，全部通過一個接口。我要找什么文件的時候大概一搜索就可以找出來

張XX：你是電子登記，就是在Excel里面列個表，把他打進去，然后把文件名也打進去，或者是還有編碼也打進去，那這樣如果我要找某一個Project 文件的話怎么找？

熊 X：檢索，按關鍵字來找。但我們下面一步就想做一個公用的平臺，分Project，每個項目組分給他一個區，但都是保密文檔，這個區的密碼由每一個項目經理管，但這個電腦的開機密碼比如說由我管，所以說他獨自拿不到這個文件，然后我也拿不到這個文件，因為我不知道各區的密碼，而辦公室的鑰匙則由我們主管拿著。

張XX：你的File沒有按Project區分，你這個Project完成的時候又要結束這個Model，結束Model時你要去先看文檔，像你這樣你是不同的Projece在一起，你怎么去Check這個項目小組，怎么看這個文件有沒有完成？一個Project 完成以后怎么保證每一個文檔都是最Update?

熊 X：是這樣的，在項目完成的時候，包括結構性圖紙、電子原理圖啊，這些全部要交到公司的文檔中心去管理，交一份整套的過去，起一個管理的職能。這時文員每一次復印的時候會多復印一份，另外裝訂成冊，按Project 這種形式裝訂成冊，然后他每一次零一版產生后，就會把零零版作廢。
這樣一般到最后都會有欠的文檔，到最后就催他們趕快補齊，列個清單給他們，因為我們每回最后一次小批量生產的時候公司的文檔中心都要簽字的，要給項目組打分，文檔不全就不簽字，逼迫他們補文件，補到文檔中心滿意為止。就是說在小批量生產之前有一個評審，在這個時候督促他們補齊，不補齊的話就不能轉量產。

張XX：因為你是做對講機的，肯定也是系列產品或者是新產品，實際上在一些核心的東西上基本上是共用的，這樣你的文件更顯得重要，因為你的一個新的Project Team 開發一個新產品，可能只是在某一個原來的Model的基礎上修改了一些東西，那你怎么去節省時間呢，你要把原來的文檔要拿出來看。

熊 X：我們現在就是分了很多柜子，每一層一個系列，每一個機型是一層，但一個機型里面分很多系列機型。

張XX：但你一個系列機型按這個流水號的話等于你的號在跳，你看不出來全還是不全。假如說這個Project 從001開始，先不管它是不是update……

熊 X：但這之后你應該是有Bom的，對著Bom清單你就知道全不全。就是說從你的文件里面專門對每個Project，然后把他挑出來形成一個List。你每一個機型，不管什么機型，就算是同一類型機型都會有一個Bom的，我指物料單。

張XX：從物料單只能check針對不同Part 的圖紙文檔及相關part的spec。但還有開發文檔，最大的問題是在研發過程中的過程文檔。如概要設計報告，詳細設計報告。概要設計報告這些東西，你不交的話可能5年都沒事。

熊 X：這正是我們部門的工作，我們部門會有一個清單，不管它是什么機型，他都要交這些東西，比如一頁報告，你可以很簡單，見xxx文檔，如果是新立項的話會寫的很厚一本，如果是客戶要求的那就會見合同等，我們每一個機型都會有從開始預研報告、設計開發手冊、到后來要輸出什么文檔，就會有一個清單出來。
我們文員就拿著這個文檔清單去查看。他不管文檔的具體質量，因為質量最后要由其他專業人員來評審的，所以說做得不好也是有的，質量問題通過評審就可以看得到的，比如說模具費開模等多少錢呀，等不可能都寫見xx，最后還是會寫一下。這樣工程師還是會老老實實寫出來的。

張XX：我覺得你們這個考慮文檔已經考慮的很多了，假如說到最后這個Project 完成的時候你都可以有個List，那你們這些文檔有沒有一個模版？因為你沒有模版的話有些人可能做三行，有些人可能做三頁。

熊 X：以前我們沒有模版。規定相關的內容都要有，但模版可以發揮。現在就想做成模板式的，但由我來做了一個模板之后，大家都說不好用。

(待續）

universal · 發表于 2012-4-13 13:18:13

顯而易見，因為不會研發，所以才不知道什么時候出文檔，文檔該怎么出，怎么管理。補一句，研發方式也是有好幾類模型的，往往有例可援

jixiexu · 發表于 2012-4-13 15:43:42

我們在管理也存在這樣的問題，往往看的不夠遠，事情過后發現很多事情有矛盾，但改正卻要花費很大功夫，甚至忙不過來，以至于錯誤繼續……

surfacer · 發表于 2012-4-16 12:10:41

主持人：那是自然，做得再好都會說不好用，模版要工程師去做，讓他們自己做他們不會說不好用的。工程師覺得模板不好用，但他又拿不出一個更好用的模板來，而且他說的都是客觀存在的理由，舉例告訴你這里為什么不好用。

熊 X：但模板是可以慢慢的修改，先做個初步的出來。我們會在成型文件里會說預研報告要包括市場調研、市場分析等。

張XX：在一個Project 開發的過程中，有沒有一個單獨的文件，規定在什么階段出什么文件。就是說在這個Project一開始就已經規定了在什么時間出什么文件，因為不同的Project 是不一樣的。

熊 X：有。而且這些文件都要評審的。我們一開始就會有幾張紙出來，列出哪些是要評審的，這個(資料)就交給項目組，給他們看。你要經過這些，然后輸出什么文檔，最后就是文員在那里打對勾，相當于一個Check List ，然后可能會增加一些評審點，那就在后面加。后來會發現評審多了一些，比如客戶突然有什么反饋呀，就是說固定的評審他必須做。

張XX：真正要把一個Project文件搞齊備的話，真的很麻煩。

熊 X：而且最大的問題不是有沒有，而是時間上對不對的上，就是說應該是1月1日出的文件，可能到7、8月才有這個文件。明天又是內審，那個內審員最清楚我們的問題就是時間對不對的上，每次文件都有，但是一看：預研評審是在1月1日，為什么你這個文檔還在7月還在填。這就類似于用ISO來檢查前偽造文檔。

劉 X：我想問一下，現在有一些文檔管理的軟件，里面也反映了基線。版本反映在軟件里面了，而且實時可以去提供的，是根據服務器網絡來，大家有沒有考慮用這種軟件。
前段時間北X青X到我們公司來推薦軟件，當時一個是經費的問題，另一個問題就是他向我做介紹的時候，也說了一些像我們這樣的公司在用他們的軟件，還給出了某一個項目里面的具體的文檔，然后對我說這是比較機密的資料，具體內容不能讓我看，但還是有一些具體的內容出來了，我在想，因為這都是和服務器掛上的，會不會在這些軟件里邊會有后門，會不會我們在用這些軟件的時候他就已經知道我們的技術資料了。

黃XX：那要看你的網。比如政府的內網和外網是徹底隔離的。就是物理隔離。

張XX：基于web的話是很方便的，但安全是一個問題，我們現在已有一個客戶在用基于oracle和metaphase而開發的系統，我們現在要進入這個系統要四個code，一個username ，一個password還有一個pincode，還有一個number，這個隨機number專門有一個生碼器生成它，在我把Pincode 輸完后再輸入這個隨機碼。生成哪個碼就是這個碼。

黃XX：我們給客戶的都用活體指紋。

熊 X：我們就用鑰匙，密碼和人分離的方法。

surfacer · 發表于 2012-4-16 12:15:53

張XX：你要基于Web的話，和你的供應商、和你的客戶溝通之間不存在問題，假如說你今天在深圳，明天到上海去了，你照樣不影響你的工作，只要帶個筆記本電腦，上網就行了。不論走到任何地方，你和你的客戶用的是同一個平臺。

黃XX：我們在文檔建設方面也遇到大家所講的問題。你們可能都是電子類、消費類產品，我們就是純軟件的，所以文檔就更重要。
比如項目經理要查一些東西，如果沒有文檔的話，就非常難維護。跟進過去要花半個月至一個月時間，而且我們的文檔最初始的需求是這樣的，根據這個需求會派生出一系列的文檔來，比如概要設計、分析、詳細設計、甚至用戶手冊這一整套的東西。因為需求是經常變更的，一般來講，能保證需求方面的文檔能達到比較新的程度，比如最近一個月。但是對后續的，比如說分析方面就比較難了。
我們在日常的管理中也想了一些辦法，第一就是給這些研發管理人員進行培訓，提高對文檔的認識，因為大家都覺得我做的就是產品，我把產品做出來給客戶了就OK了，文檔又不能賣錢，但實際上文檔在驗收當中是很重要一項。
第二就是像一些內容能快速的對文檔進行變化更新的跟進機制，比如我們自己開發的一些文檔生成工具。
第三就是剛才大家提到的采用標準的文檔格式，這有幾個好處，第一寫的時候有針對性，比如客戶的需求，一般需求是什么，在特殊情況下有什么需求，還有這個分析基本的功能有哪些，特殊的功能有哪些，分條分塊，既方便寫又方便看，也方便交流。
第四點就是把文檔提高到一個配置管理高度來講，把它跟代碼，設計文檔都當作配置項，定期的由配置管理員進行一些審核，然后對驗收前等重大的也是組織評審。

熊 X：文檔最值得借鑒的就是日本的文檔。他們交過來的OEM文檔真是齊整。老外作文檔做得真不錯，幾乎到了傻子都能看懂的地步。他們的文檔從一份文檔就可以看出經過了多少次變更，每次變更的內容。

黃XX：我們開頭的第一頁都是文件變更控制，什么時候由誰變更了哪一部分。但實際上這些都是空的。文件編號到3.0，4.0，我們現在都是1.01、02、03這樣編碼，然后有重大的變更的話就取2.0，再有大的話就3.0，我們編號的規則可能跟你們不一樣，我們是按項目來分的，比如說深圳市建設局……
而像這種游離在正規的編號之外，比如某年某月關于某重大需求的會議的會議記錄，這個我們就專門搞一個目錄，我們用Vsourcesafe，主要就是當作一個文件服務器。項目文件里包含會議記錄、周報、月報等，但技術文檔在不在編號里。

熊 X：我們公司和你們公司不一樣，我們公司是有一個項目開發手冊，其中有一欄里邊專門放置會議記錄，周報，月報等，這樣便于以后查找。

張XX：你的項目文檔在編碼系統里是怎么樣編的？

黃XX：比如說測試。包括測試反饋方面我們也專門有一套文檔。這套文檔是這樣的，在測試的初期按照功能模塊來，我們分為單元測試等。至于文件的編號則統一的比如xx系統第一次測試，里面有很多個文件，差不多的時候就拼成一個文件，用Word或Excel。

張XX：Software你要測試的話，首先要有一個Instruction，就是說如何去測，然后根據你這個指導書再去測，相當于一個實驗報告。

黃XX：原來有些項目的客戶就要求我們有測試計劃。測試計劃里邊包含測試樣例，輸入是什么東西，輸出是什么東西等。現在軟件測試還包括很多東西，包括軟件功能有沒有達到，如邏輯功能，我輸入某個東西，在某一塊是否輸出什么東西。我們以項目為主，每個項目有一個編號。

張XX：那假如說想找一個幾年前的項目，怎么樣很快的去找到。

黃XX：就是在Vsourcesafe里的項目的目錄里源代碼、數據庫、文檔等這些方面都有。如果配置管理做好，這些問題就可以搞定。起碼這些文件在邏輯上是可以找到的，在物理上可能是一個文件。
另外在我們配置管理里面有這種編號，就有點像順序號，如果他是文檔的話，我們就叫Doc001，就是針對項目里面的，但這些主要是用來配置管理自己看一看的。

surfacer · 發表于 2012-4-16 12:21:53

熊 X：這個找起來我覺得還是比較快的，每次不會超過一分鐘，只要知道內容。關鍵是你找到他對你有沒有用。

張XX：我卻覺得找文檔是個問題，一個項目完成，你至少要寫300個文檔。一個公司十年就有上千個Project ，你怎樣在上千個Project里，找幾年以前的某一張圖紙，或某一個具體的文檔。

黃XX：全文檢索。我們有這個軟件，比如你要找建設局會議，打關鍵字就出來了。這個軟件可以檢索的文件有兩種，一種存在數據庫里，一種就是純文件的光盤檢索系統。我們自己都開發出了文檔生成工具，更改后只要點一下，一百頁，六十頁的文檔就自動生成出來了。

王 X：那你全文檢索肯定會出來很多很多文件，你還得在其中再找，這比較麻煩。

黃XX：那這個就相當于在搜索引擎上搜索東西一樣，你可以輸入會議日期，如果你自己也參加了，就可以打自己的名字再檢索。

王 X：我們公司的文檔很齊全，或者說太多了。我們有System Requirment，然后Higtlight Design，Detail Design。還有用戶文檔。
我們一個系統很多個網員，會寫很多文檔。我們有一個文件系統叫PDS，可能是國外的，也是檢索，但是會有一個文檔上載人員。你可以把文檔上載上去，由他來決定他的關鍵字、項目、類別，然后存在數據庫里，我們每個人有一個密碼，我可以去搜索文檔，但問題是，搜索出來的文檔很多，要么找不著，找著了也不是我所需的。可能是上載人員對關鍵字的敏感度不好，另一方面，這個軟件可能在邏輯上真的有一定的問題。
我們現在想的彌補辦法就是做一個Project這樣的網站，每個Project有一個網站，然后按網員來分。每個產品都有一個Excel文件，從里面列出了各類文檔在PDS上的number ，這個相對來說就互補了一下，比較好，但就要求項目管理人員比較勤勞。因為公司已經有一個PDS在上載文檔了，做不做Project網站僅僅是個人的意愿，根據自己的工作態度來做，但對于我們尋找文檔來說就希望能兩者相結合。
文檔很多，該怎么有效檢索的問題。全文檢索我覺得還不是很好，我們有一個軟件檢索的Public Document System，也是從國外引進的，我感覺還是不很理想，我們經常查找不到需要的文檔。

黃XX：我們的系統，比如要查江XX同志在xxx會議上的講話，打入關鍵字就可以了，關于這次會議的資料內容就全部出來的。

張XX：我覺得文檔跟公司的重視程度有很大關系，看讓誰去做。比如開發文檔要讓開發部的主管或Manager參與，去建立體系，不然就會面臨很多問題。
必須是一個職位比較高的人員，或者說他本身就做過很多文檔，有切身體會，或在檢索中就遇到過這類問題。比如我就有這類問題。因為文檔最基本要有編號，Version，有歷史紀錄，命名，怎么保存，這些全都要標準化，但建立這些所花的工作量是很大的。而且你的目的就是檢索要快，才能提高你的文檔的利用率，對以后的開發縮短時間。
但現在我們的客戶按Project，做得很復雜，但他們要找文檔很簡單。客戶是這樣做的，像我們做一個Bom，你的產品是分層的，你的物料在Bom里是分Level的，我的客戶是這樣做的…………他們的編號每個字母都代表一定的含義。他的Bom是個Part，還是其他，在他們的編碼里邊都可以體現出來。你看索尼愛立信手機上都是KRY開頭，裝成整機以后就是KRY開頭了。包裝盒是DPY開始，只要把碼輸入系統，所有的相關文檔資料就出來了。

（待續）

surfacer · 發表于 2012-4-17 08:24:07

看來大家興趣不大，不更新了

李澤 · 發表于 2012-4-25 08:21:11

呵呵。這個文風很有趣啊

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